آداب ارسال ایمیل!

در دنیای مدرن با حضور تکنولوژی‌های مختلف اطلاعاتی و ارتباطی، «اخلاق» چیزی فراتر از «دروغ نگفتن»، «کار خیر کردن» است. وقتی میبینیم که فردی، ایمیل یک نفر دیگر را بدون اجازه‌اش در یک گروه مجازی ثبت می‌کند عملاً مصداقی از «تجاوز» در دنیای مدرن را شاهد هستیم. وقتی در یک ایمیل تبلیغاتی، لینکی گذاشته می‌شود و با کلیک کردن روی آن به جای یک پنجره (درباره موضوعی که وعده داده شده بود) چهار پنجره‌ی دیگر هم باز می‌شود، با یک پیام «دروغ» مواجه شده‌ایم. در اینجا برخی نکات مربوط به «اخلاق ایمیل و رفتار حرفه‌ای در ارسال ایمیل» را با یکدیگر مرور می‌کنیم:

نکته اول: عنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید. دریافت کننده ایمیل باید بتواند بر اساس عنوان در مورد بازکردن یا باز نکردن آن تصمیم بگیرد. همینطور باید بتواند به نتیجه برسد که در میان انبوه ایمیل‌ها، اولویت باز کردن ایمیل شما به چه میزان است. همینطور دقت داشته باشید که همه‌ی ایمیل‌های خودتان را با موضوع یکسان یا مشابه ارسال نکنید. گیرنده‌ی ایمیل‌ها ممکن است در آینده بخواهد با مراجعه به آرشیو ایمیل‌های ارسالی شما، یک ایمیل خاص را جستجو کند. تا حد امکان کار را برای آن روز، تسهیل کنید.

نکته‌ی دوم: از لغت‌های «فوری» و «ضروری» و … بیهوده استفاده نکنید. اگر در عنوان ایمیل خود از این واژه‌ها استفاده کنید و گیرنده پس از مطالعه‌ی متن احساس کند که ایمیل شما فوری یا ضروری نبوده، جدای از اینکه به وی بی‌احترامی کرده و دروغ گفته‌اید و احتمالاً او را عصبانی کرده‌اید، شانس گرفتن پاسخ و پیگیری ایمیل خود را به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش داده‌اید.

نکته سوم: ارسال ایمیل‌های عمومی و زنجیره‌ای، پیام های خوشبختی و بدبختی، ایمیل‌هایی که اعلام می‌کنند یک ویروس جدید آمده که فلان کار را می‌کند، ایمیل‌هایی که اعلام می‌کنند فلان شرکت و برند فلان مشکل را داشته یا فلان محصول را نخرید و «شما را به خدا به بقیه هم اطلاع رسانی کنید»، کاری «سطحی،‌ بی خاصیت، عمدتاً نادرست و نشانه‌ای از «کم‌اطلاعی و کم‌فهمی» فرستنده هستند. اعتبار و نام خود را با ارسال این نوع ایمیل‌ها نابود نکنید.

نکته چهارم: ایمیل ابزاری برای گفتگوهای عمومی است. همیشه این احتمال را بدهید که ایمیل شما ممکن است عمداً یا سهواً توسط فردی غیر از گیرنده‌ی مورد نظر شما خوانده شود. مطالب خصوصی و شخصی خود را داخل ایمیل‌ها ننویسید. حتی در مورد بدگویی از رقیب تجاری خود در ایمیل دقت داشته باشید. بعید نیست که رقیب شما مدتی بعد (یا حتی قبل از گیرنده‌ی اصلی ایمیل) پیام شما را بخواند. برای حرف‌های خصوصی، تلفن مناسب‌تر است و برای حرف‌های خیلی خصوصی هنوز گزینه‌ای بهتر از دیدار رو در رو وجود ندارد.

نکته پنجم: ایمیل من و شما نشاندهنده‌ی «شخصیت ما» و «عمق رابطه‌‌ی ما با طرف مقابل» است. خیلی از کسانی که به تازگی به دنیای ارتباط مجازی رو آورده‌اند، ویژگی آن را غیررسمی بودن می‌دانند. به همین دلیل در ایمیل‌‌ها، از واژه‌ها و عباراتی استفاده می‌کنند که در دیدار حضوری به احتمال زیاد استفاده نخواهند کرد. نوع نگارش ما در ایمیل باید کاملاً مشابه نوع رابطه‌ی ما با گیرنده در دنیای واقعی باشد. اگر در فضای واقعی با فردی رابطه‌ی دور و رسمی داریم، نمی‌توانیم در ایمیل از واژه‌های غیررسمی استفاده کنیم.

نکته ششم: اگر برای کسی غیر از دوستان نزدیک خود ایمیل می‌فرستید، حتماً در یک جمله به آنها یادآوری کنید که چه کسی هستید و چگونه با آنها آشنا شده‌اید. ممکن است استاد شما به خاطر نداشته باشد که شما چه زمانی و کجا دانشجویش بوده‌اید. ممکن است مدیری که سه روز پیش با او جلسه داشته‌اید، آنقدر جلسه‌های متعدد داشته که الان شما را خوب به خاطر نمی‌‌آورد. پس نمی‌توان ایمیل را اینطور آغاز کرد: «با توجه به دستور شما درباره‌ی ارسال اطلاعات تکمیلی،‌ به پیوست…». بهتر است نوشته شود: «پیرو جلسه‌ای که روز گذشته در دفتر جنابعالی در خصوص تامین ژئوتکستایل پروژه‌ی افق برگزار شد، طبق دستور شما مدارک مربوطه و اطلاعات تکمیلی به پیوست…».

نکته هفتم: اگر ایمیل شما پیوست دارد لطفاً در متن بنویسید که پیوست دارد و در مورد هر پیوست هم یک سطر توضیح دهید.برای فایل‌های پیوست نامهای منطقی بگذارید تا طرف مقابل در مورد دانلود کردن یا نکردن آنها تصمیم بگیرد. درست نیست که یک ایمیل خالی برای کسی بفرستید و پیوست آن فایل "۲۳۴۲۳۴awfaww3.mp4″ با حجم ۲۵ مگابایت باشد. بهتر است (به فرض اینکه واقعاً به نتیجه رسیده‌اید که ارسال چنین ایمیلی مناسب است) در متن بنویسید: «یک کلیپ در مورد شرایط کار کارگران در کارخانه‌های چین برایت ارسال کردم. فکر می‌کنم دیدنش برای تو مفید باشد».

نکته هشتم: در ایمیل‌های تجاری از علامت تعجب خیلی کم استفاده کنید. اگر هم یک جا تعجب‌زده هستید لطفاً چند بار متوالی تعجب نکنید!!!! علامت تعجب بیش از حد می‌تواند نشاندهنده‌ی یک رفتار کودکانه باشد.

نکته نهم: اگر منتظر پاسخ ایمیل نیستید و فقط برای اطلاع فردی، ایمیل فرستاده‌اید بهتر است بالای نامه بنویسید که این ایمیل صرفاًُ برای اطلاع شما ارسال شده. تا طرف مقابل از نظر اخلاقی احساس نکند مجبور است به ایمیل شما پاسخ دهد.قانون: ایمیلهای خشمگین و منفی نفرستید. به خاطر داشته باشید که ایمیل‌ها ممکن است تا ابد باقی بمانند.

نکته دهم‌: استفاده از متن‌های ثابت به عنوان امضا (که نام و سمت و اطلاعات تماس و نام شرکت و … را بیان می‌کنند) در ایمیل‌های تجاری معمولاً به عنوان یک کار حرفه‌ای توصیه می‌شود. با این کار می‌توانید به طرف مقابل برای پیگیری‌های بعدی کمک کنید. البته در ایمیل‌های شخصی به دوستان و آشنایان،‌ توصیه می‌شود از این نوع امضاها استفاده نشود.

نکته یازدهم: پاسخ‌های چند کلمه‌ای کوتاه در ایمیل‌ها زیبا نیستند. درست نیست در پاسخ به یک ایمیل طولانی حاوی درخواست‌های مختلف که برای شما ارسال شده ققط بنویسید: «چشم.» یا «باشه». یا «نه!». ایمیل را پاسخ ندهید یا حداقل به صورت یک یا دو جمله‌ی کوتاه پاسخ دهید. به عنوان مثال شاید بهتر باشد بنویسید: «ایمیل شما را خواندم. مواردی را که مطرح کردید پیگیری می‌کنم و در اولین فرصت شما را مطلع خواهم کرد».

نکته دوازدهم: استفاده‌ی افراطی از واژه‌های مخفف در ایمیل‌های انگلیسی، نشانه‌ی تسلط نیست بلکه نشانه‌ای از رفتار غیرحرفه‌ای است. عبارتی مثل FYI را عموم مخاطبان هم معنی با For Your Information فرض می‌کنند اما نمی توانید انتظار داشته باشید که TNSTAAFL را معادل There's no such thing as free lunch فرض کنند.

نکته سیزدهم: برای استفاده از Reply All در پاسخ دادن به ایمیل‌ها وسواس داشته باشید. فقط وقتی از این گزینه استفاده کنید که مطمئن هستید تمام کسانی که در لیست گیرندگان هستند لازم است پاسخ شما را دریافت کنند. همچنین به یاد داشته باشید که ایمیل بخشی از اطلاعات شخصی هر فرد محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید ایمیلی را برای چند نفر ارسال کنید ترجیحاً آنها را در لیست BCC قرار دهید تا آدرس یکدیگر را نبینند. این روزها تشنگان جمع‌آوری ایمیل زیاد هستند و ممکن است شما با بی دقتی، این اطلاعات را در اختیار آنها قرار دهید. البته بدیهی است گاهی مدیران در لیست گیرنده‌ها، در ایمیل های داخلی شرکت ایمیل چند تن از همکاران خود را می‌نویسند تا همه‌ی دریافت کنندگان بدانند که چه کسانی در جریان ماجرا هستند. بدیهی است که قانون فوق، در این حالت صادق نیست.

نکته چهاردهم: اگر شما از یاهو و جیمیل و سرویس‌های عمومی استفاده می‌کنید به خاطر داشته باشید که همه این کار را نمی‌کنند. اگر شما از سرویس‌های مبتنی بر وب برای چک کردن ایمیل خود استفاده می‌کنید ممکن است همه این کار را نکنند.بسیاری از افراد فضای میزبانی وب با حجم محدود برای کارهای سازمانی خود دارند و ایمیل‌های حجیم شما می‌تواند برای آنها مشکل‌ساز باشد. همچنین بسیاری از کسانی که حجم تبادل ایمیل‌های آنها بالاست از نرم‌افزارهایی مثل Outlook یا سایر برنامه‌های مشابه استفاده می‌کنند که ابتدا همه‌ی ایمیل‌ها را دانلود کرده و بعداً در یک فرصت مناسب امکان بررسی آنها را فراهم می‌کند. شما ممکن است در یاهو یا جیمیل با دیدن یک کلیپ ۱۵ مگابایتی پیوست ظرف چند ثانیه تصمیم بگیرید که آن را بخوانید یا نه یا دوستتان را با فوروارد کردن آن ایمیل شکنجه کنید یا نه. اما دوست شما ممکن است مجبور شود ده‌ها برابر شما وقت بگذارد تا ایمیل دانلود شود و سپس بتواند تصمیم بگیرد که این کلیپ را ببیند یا نه. این روزها حتی خیلی از کاربران وب، ایمیل‌های عمومی خود را نیز به صورت آفلاین می‌خوانند و بررسی می‌کنند.

نکته پانزدهم: اگر ایمیلی را فرستاده‌اید و پاسخ آن را هنوز دریافت نکرده‌اید، تا حد امکان از ارسال مجدد ایمیل خودداری کنید. اگر هم مجبور به این کار هستید ترجیحاً هنگام ارسال مجدد، بالای متن ایمیل، توضیح دهید که چرا آن را دوباره ارسال کرده‌اید یا چرا نیازمند هستید که سریع‌تر پاسخ بگیرید. اینکه بدون هرگونه توضیح، ایمیل قبلی خود را دوباره برای فردی ارسال کنید یک نوع بی‌احترامی جدی محسوب می‌شود.

نکته شانزدهم: از «ایمیل‌های پاسخ اتوماتیک» فقط در صورتی که تعداد ایمیل‌های شما بسیار زیاد است یا اینکه به عنوان فرد یا سازمان متعهد هستید پاسخ ایمیل دیگران را بدهید (مثلاً در بخش شکایات یا خدمات پس از فروش)‌ استفاده کنید. برای کسی که روزانه بیشتر از ۱۰ یا ۲۰ ایمیل ندارد، استفاده از این نوع پاسخ‌های اتوماتیک بی‌معنی بوده و می تواند برای طرف مقابل آزاردهنده باشد.

و در پایان دو پیشنهاد:

پیشنهاد اول اینکه بیایید رفتارهای نادرست سنتی را با خودمان از فضای اجتماعی به فضای مجازی نبریم. در بسیاری از زیارتگاه‌های قدیمی، در کنار کتابها (که اموال عمومی هستند) حاشیه نویسی هایی را می‌بینی که از خواب‌هایشان نوشته اند و زیرش نوشته‌اند: «اگر این داستان را در کنار ۲۰ کتاب دیگر ننویسی ظرف هفت روز اتفاق بسیار بدی برایت خواهد افتاد و اگر بنویسی ظرف هفت روز خوشبخت خواهی شد!». خیلی از ما همان رفتار نادرست را وارد دنیای ارتباط مجازی کرده‌ایم. توصیه‌های خوشبختی و «نامه‌ی شانس» و ده‌ها ایمیل دیگر که هر کدام صدها بار گرفته‌ایم و همین تاکید‌ها در آنها وجود دارد که: «برای دیگران بفرست تا خوشبخت شوی یا خوشبخت شوند یا این ایمیل را در دست خودت نگه ندار…».

پیشنهاد دوم اینکه اگر مدیریت سازمانی را بر عهده دارید که عمده‌ی ارتباطات در داخل شرکت یا با خارج از شرکت از طریق ایمیل انجام میشود، برای کارکنان خود دفترچه‌ یا برگه‌ای حاوی دستورالعمل‌های ارسال و دریافت ایمیل تدوین کنید. سیاست‌های ارتباط الکترونیک شما نباید وابسته به فرد باشد. ما به عنوان مخاطب شما در بیرون سازمان، نباید با تغییر فرستنده‌ی ایمیل احساس کنیم که با سازمان دیگری ارتباط پیدا کرده‌ایم.

به خاطر داشته باشیم که هر ایمیلی که می‌فرستیم می‌تواند تصویر ما را در ذهن دیگران بهتر یا بدتر کند. ایمیل بی‌تاثیر تقریباً وجود ندارد. وسواس داشته باشیم

منبع(+)