چگونه کارایی روزانه‌ام را نابود کنم یا کاهش دهم؟!

. همه دوست دارند به نسبت انرژی و توانی که صرف می‌کنند خروجی بیشتری داشته باشند. خواه رشد علمی. خواه زندگی خانوادگی بهتر و خواه رشد شغلی.

معمولاً این نوع مباحث، تحت عنوان «کارایی» یا «Productivity» مطرح می‌شوند. خواندن و شنیدن و حرف زدن راجع به آنها هم، دغدغه بسیاری از ماست. اما با این وجود، ما کارهای زیادی انجام می‌دهیم که کارایی روزانه ما را کاهش می‌دهند یا حتی کاملاً نابود می‌کنند. در اینجا برخی از آنها را مرور می‌کنیم:

شبکه‌های اجتماعی را فراموش نکنید: شبکه‌های اجتماعی بخش جدایی‌ناپذیر زندگی روزمره ما هستند. از شکل‌های رسمی و متداول آن مانند فیس بوک و توییتر تا شکل‌های غیررسمی و همچنان متداول آن مانند گروه‌های وایبری. تلاش برای حذف این شبکه‌ها از زندگی روزمره، چندان ساده نیست. برای خیلی از ما، حضور در این شبکه‌ها ضروری و یا لااقل لذت‌بخش است. اما دائماً آنلاین بودن و هر چند دقیقه یکبار همه برنامه‌ها را یک بار «دوره کردن» میتواند بخش بزرگی از زندگی روزمره ما را مختل کند. دقت کنید که زمانی که صرف شبکه‌های اجتماعی می‌شود فقط بازدید کردن آنها نیست. معمولاً تمرکز ما، پس از حضور در شبکه‌های اجتماعی و خروج از آنها، تا چند دقیقه هم به دلیل یادآوری خاطرات و تداعی‌ها، مختل می‌شود.

موبایل را کاملاً در نزدیکی و دسترس خود قرار دهید. آیا تا به حال دقت کرده‌اید که چند مرتبه در روز موبایل خود را قفل و باز می‌کنید؟ آیا دقت کرده‌اید که هر زمان حوصله‌مان از کار یا جلسه سر می‌رود، ناخودآگاه دستمان به سمت موبایل می‌رود؟ همین که موبایل کمی دور از دسترس باشد،‌ در حدی که صدای زنگ و پیامک آن شنیده شود، برای بسیاری از ما یک اتفاق جدی در زندگی خواهد بود. کافی است یک روز امتحان کنید. موبایل را جایی بگذارید که بدون بلندشدن و جابجایی،‌ نتوانید به آن دسترسی پیدا کنید. حتی می‌توان در ساعاتی از روز موبایل را بی‌صدا کرد. اکثر کسانی که می‌گویند موبایل بخشی از زندگی ماست و اگر الان جواب تلفن را ندهیم و دو دقیقه دیگر بدهیم، کشور بر باد می‌رود، اگر فکر کنند می بینند که این مسئله در مورد چند شماره محدود وجود دارد. اکثر موبایل‌های امروزی هم این امکان را به ما می‌دهند که برای آن شماره‌ها، زنگ خاص یا شرایط خاص تعریف کنیم یا در ساعاتی از روز، گوشی ما فقط برای آن شماره‌ها زنگ بخورد.

«هر» کاری را که قرار است انجام دهید در یک فهرست منظم و تمیز بنویسید. بسیاری از ما، وقتی تصمیم می‌گیریم که نظم را وارد زندگی خود کنیم یا کارایی خود را افزایش دهیم، بلافاصله به سراغ تنظیم یک فهرست می‌رویم. ممکن است این کار را روی کاغذ انجام دهیم و ممکن است که نرم‌افزاری برای اینکار روی کامپیوتر یا موبایل خود نصب کنیم. قطعاً استفاده از این روش مفید است و می‌تواند اثربخش باشد. اما «نظم» قرار نیست به «بروکراسی خشک» تبدیل شود. شاید توصیه دیوید آلن مفید و اثربخش باشد: کاری را که اجرای آن کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد،‌ یادداشت نکنید. انجام دهید!

کم بخوابید. یکی از نخستین روش‌هایی که برای افزایش کارایی مد نظر قرار می‌دهیم، «کمتر خوابیدن» است. شاید شخصیت «باکسر» در کتاب زیبای قلعه حیوانات جرج اورول را به خاطر داشته باشید. او هر وقت می‌دید اوضاع مزرعه خراب است، می‌گفت: «اشکال ندارد. من یک ساعت زودتر بیدار می‌شوم و بیشتر بار می‌برم. حتماً مشکلات حل می‌شوند». اگر کسی نتواند با شش ساعت خواب و هجده ساعت بیداری، مشکلات خود را حل کند، با یک ساعت خواب و بیست و سه ساعت بیداری هم حل نخواهد کرد. اگر هم کم‌خوابی بتواند مشکلات را واقعاً حل کند، قطعاً راهکاری کوتاه‌مدت محسوب می‌شود. جدای از اثرات منفی کم‌خوابی ، نظیر افسردگی، کاهش شادابی پوست، کاهش تمرکز، کاهش توانایی یادگیری و افزایش خطر سکته و …، واقعیت این است که بیشتر بیدار ماندن راهکاری برای موفقیت از طریق افزایش «حجم کار» است و نه «کارایی».

برای هر روز خود، هدف‌های بزرگ بگذارید. خودش می‌داند که امروز، در بهترین حالت، آشپزخانه را مرتب می‌کند. اما برنامه می‌گذارد که خانه را کامل تمیز کند. تازه فکر می‌کند که عصر هم می‌تواند به دیدن مادرش برود. مطالعه هم خوب است و باید امروز حداقل ده صفحه کتاب بخواند. حالا که کاغذ آورده و لیست می‌نویسد،‌ احساس می‌کند می‌شود موارد دیگری را هم افزود. همه کارهایی را که جوصله نکرده در طول این چند ماه انجام دهد، در این فهرست کاغذی می‌نویسد. به هر حال، برنامه ریزی و هدف گذاری روی کاغذ مالیات ندارد! غافل از اینکه آنچه به ما انرژی می‌دهد فقط تعداد زیاد کارهای انجام شده نیست. تعداد کم کارهای باقیمانده هم مهم است. برنامه های بزرگ، این حس را به ما می‌دهند که هر کاری هم بکنیم هنوز با خط پایان خیلی فاصله داریم. پس یا کمتر کار کنیم یا اصلاً همه چیز را رها کنیم.

از قدرت ارزشمند آلارم‌ها غافل نشوید. به هر حال، یکی از پیش نیازهای اولیه افزایش کارایی، تمرکز است. امروز همه وسایل و نرم‌افزارهای اطراف ما،‌ برای خودنمایی و جلب توجه بیشتر آلارم می‌دهند. آلارم ساعت. زنگ موبایل. صدای پیامک، ایمیل‌ها، صدای وایبر و واتزاپ، بوق فکس،‌ زنگ تلفن، آلارم ماشین لباسشویی و هر چیز دیگری که فکر کنید! با هر آلارم، ما تمرکز خود را از دست می‌دهیم و دوباره فرایند تمرکز کردن آغاز می‌شود. درست مانند یک ماشین که به خاطر عبور یک پیاده، متوقف می‌شود و دوباره باید از دنده‌ی اول به تدریج بالا رود و به سرعت قبلی برسد. نمی‌توان آلارم‌ها را از زندگی مدرن امروزی حذف کرد. اما می‌توان تعداد و سهم آنها را در زندگی کاهش داد. همینطور می‌شود در ساعاتی از روز، شرایطی ایجاد کرد که کمتر از هر زمان دیگری در معرض این آلارمها باشیم.

به همه پاسخ «مثبت» بدهید. مارک تواین زمانی به شوخی گفته بود: نمی‌دانم چه حجمی از ما روی کره زمین، حاصل رودربایستی و عدم توانایی «نه گفتن» هستیم! قطعاً توجه به خواسته‌های دیگران خوب و ضروری است. بخشی از وظیفه ما توجه به دیگران است. اما به یاد داشته باشیم که کارها اولویت‌های مختلفی دارند. بعضی از خواسته‌های دیگران ممکن است برای آنها اولویت بالایی داشته باشد، اما من را وادار به جابجایی اولویت‌های خودم می‌کند. به شکلی که قادر به جبران مافات نخواهم بود. حمایت کردن،‌ پاسخ مثبت دادن، همکاری، همه و همه ارزشمندند. اما «نه گفتن» هم مهارتی است که به همان اندازه ارزش دارد.

توضیح: تصویر بالای این نوشته، یکی از موتورهایی است که مفهوم واقعی کارایی - به معنای مهندسی - را نشان می‌دهد. موتور BMW مورد استفاده ار فرمولا وان. با دور موتور ۱۹۰۰۰ (بله - نوزده هزار)‌ دور در دقیقه و وزنی کمتر از ۱۰۰ کیلوگرم. سرخ شدن از حرارت نگران‌کننده نیست. به شرط آنکه حرارت ناشی از اتلاف و اصطکاک نباشد!

منبع(+)