چگونه مانندیک کاربرحرفه ای ازایمیل استفاده کنید؟

در ابتدا شروع بکار سرویس ایمیل، آن بعنوان یک ویژگی جالب بود اما اکنون و با وجود زیاد شدن ایمیل های روزانه شاید آن را به عنوان یک چیز وحشتناک می بینیم. اما با استفاده از روشها و ترفند های مناسب می توان این مساله را حل کرد. با استفاده از ابزار مدیریتی می توان مشکل انباشته شدن ایمیل های خوانده نشده را براحتی حل کرد.

زمان چک کردن ایمیل را برنامه ریزی کنید:

یکی از اشتباهات کاربرانی که روزانه ایمیل های زیادی دریافت می کنند این است که صفحات جی میل، تاندربرد یا پست باکس شان را تمام وقت و همه روزه باز می گذارند و یا از افزونه هایی برای هشدار در هنگام دریافت ایمیل استفاده میکنند. که این اجازه تمرکز روی دیگر وظایف شان را به آنها نمی دهد. نباید چک کردن ایمیل هایتان تمام زندگی تان را تحت الشعاع قرار دهد بنابراین زمانهای مشخصی مانند یکبار در روز یا سه بار در روز را برای این منظور درنظر بگیرد. و در این زمانها ایمیل های خود را چک کنید.

اضافات را حذف کنید:

بعد از وارد شدن به ایمیل تان اولین کاری که باید انجام دهید حذف کردن ایمیل هایی است که به نظر مهم نمی آیند.

فرض کنید روزانه ۳۵۰ ایمیل دریافت می کنید مطمئنا همه آنها مهم نیستند پس بهتر است ابتدا به اینباکس تان یک نگاه کلی باندازید و ایمیلهایی که مهم نیستند را انتخاب و در آخر آنها را حذف کنید با اینکار تعداد ایمیل هایی که باید چک کنید کم می شود و البته این روش کارتان را نیز راحت تر می کند.

بخوانید و فورا پاسخ دهید:

قطعا برای شما پیش آمده که ایمیلی را باز کنید و آن ایمیل نیاز به پاسخ یا انجام کاری داشته باشد ولی شما آن را به روز بعد موکول کرده اید، که این کار خطرناکی است چرا که ممکن است فراموش کنید و یا آن ایمیل را به طریقی از دست دهید. بهترین کار این است که پس از خواندن ایمیل به آن جواب دهید.

Canned Responses

Canned responses یکی از ویژگی های عالی است که همه سرویس های ایمیل از آن استفاده می کنند. Canned responses یک الگوی پاسخ است که شما میتوانید در ایمیلتان ایجاد کنید و بدین ترتیب به طور خودکار جوابی برای ایمیل های دریافتی اتان ارسال می شود. این ویژگی زمانی استفاده می شود که شما مجبورید یک جواب تکراری را مدام برای سوالهای مربوط با یک موضوع خاص تایپ کنید.

Canned Responses را می توانید با رفتن به قسمت Labs در منوی تنظیمات در گوگل فعال کنید.

خلاصه بنویسید!

اگر می خواهید که چک کردن ایمیل ها خیلی وقت تان را نگیرد بهتر است از نوشتن جواب های طولانی خودداری کنید. سعی کنید با کمترین جملات منظور را برسانید و از زیاده گویی و توضیحات بی اهمیت بکاهید. و نهایت در ۲ یا ۳ پاراگراف جواب تان را بنویسید. با این کار هم در وقت خود و هم در وقت کسانی که ایمیل را برایشان ارسال می کنید صرفه جویی می شود.

از فیلترها برای مدیریت ایمیل ها استفاده کنید:

استفاده از این قابلیت می تواند انقلابی را در مدیریت اینباکس تان ایجاد کند! با استفاده از این ویژگی میتوانید ایمیل هایی که با یک موضوع خاص است را با یک بچسب مشخص دسته بندی کنید، برای ایجاد فیلتر باید آدرس ایمیل فرستنده و گیرنده و موضوع را مشخص کنید.

فیلترها یک روش عالی برای مدیریت اینباکس تان هستند. چرا که فیلتر ها میتوانند ایمیلهای رسیده از یک آدرس مشخص را از اینباکس تان جدا کنند.

منبع:کانال